Googleフォームは、アンケートや申し込みフォームの作成にとても便利なツールですが、データの整理やレポート作成の際にPDFとして出力したいと考えることがあります。今回は、Googleフォームから取得したデータをGoogleスプレッドシートに自動的に反映させ、さらにそのデータをPDF形式で出力する方法について解説します。
この設定を行うことで、ユーザーがフォームに入力した情報を簡単にPDFで共有したり、保存したりできるようになります。専門的な知識が無くても大丈夫！ChatGPTと、Googleのツールを活用するだけで実現可能です。
具体的な作成過程については、以下のYouTubeショート動画でご覧いただけます↓
ChatGPTとのやり取りのコツは、こちらをご参照ください！
必要なツールとスキル
今回使用するツールは以下の通りです。
- Googleフォーム
フォームを通じてユーザーから情報を収集します。 - Googleスプレッドシート
フォームのデータが自動的に格納されるものと、PDFに出力するためのもの2種類作成します。 - Google Apps Script
スプレッドシートのデータをPDFに変換し、出力するための自動化スクリプトを作成します。
Google Apps ScriptはJavaScriptベースで動作するプラットフォームです。一見難しそうですが、ChatGPTと一緒なら初心者でも扱えるため、このスクリプトを使用してフォームデータを効率的に処理できます。
ステップ1: Googleスプレッドシートの作成
まずは、PDFに出力したいベースをスプレッドシートで作成します。そのまま出力されることになるので、用途に応じて枠線なども用意すると便利です。
ここでグリッド線をオフにしておくと、PDFにしたときにグリッド線が表示されなくなるので綺麗に見えます。グリッド線の消し方は、上部メニューバーの「表示」を開いて「グリッド線」のチェックを外すだけです。
ステップ2: Googleフォームの作成
次にGoogleフォームを作成します。フォームには、ユーザーから必要な情報を取得するための質問を追加しましょう。フォームを作成したら、設定を確認して、回答がGoogleスプレッドシートに自動で保存されるようにリンクさせます。これで、フォームに入力されたデータがスプレッドシートに保存される準備が整いました。
ステップ3: Googleスプレッドシートの連携
Googleフォームとスプレッドシートの連携は非常に簡単です。フォームを作成した後、右上の「回答」タブをクリックし、「スプレッドシートにリンク」を選択するだけです。
新しいスプレッドシートを作成するか、既存のスプレッドシートを選択して連携させることができます。今回は分かりやすいように新しいスプレッドシートを作成しました。
これで、フォームに入力されたデータは自動的にスプレッドシートに転送され、保存されます。
より実用的にするために選択した回答だけを出力したいので、この新しいスプレッドシートのA列にチェックボックスを配置しました。
また、PDF出力する用のボタンを「図形描写」にて作成し、設置します。
ステップ4: Googleドライブの作成
PDFを出力後保存するための、Googleドライブを作成しておきます。今回は、管理しやすいようにGoogleフォームやスプレッドシート類も同じドライブに格納しました。
ステップ5: Google Apps Scriptで自動化する
次に、スプレッドシートのデータをPDF形式に変換する機能を実装します。これには、Google Apps Scriptを使用します。
スクリプトの作成
- スプレッドシートを開く
スプレッドシートの「拡張機能」から「Apps Script」を選択します。 - スクリプトの記述
ChatGPTで生成したコードを、カスタマイズして適宜調整しながら入力します。
このスクリプトでは、フォームの最新の入力データを取得し、PDFに変換して指定のドライブに保存します。
ボタンにスクリプトを割り当て
スクリプトを作成したら、次に「トリガー」を設定します。これにより、フォームのデータが送信されたタイミングで自動的にPDF生成とメール送信が実行されるようになります。
- トリガーの設定方法
先ほど作成したボタン（「PDF」の図形）に「exportPDF」とスクリプトを割り当てます。 - 動作の確認
Googleフォームからテストデータを送信し、「PDF」ボタンを押したら正しくPDFが生成され、指定のドライブに保存されるか確認します。上手くいかない場合、スクリプトを見直して調整します。
実用例
この方法を応用して、さまざまなビジネスシーンで活用できます。例えば、イベントの申し込みフォームから参加証明書をPDFで発行したり、面接申し込みフォームから面接確認書を送信したりすることが可能です。
サークルのアイスブレイクなどに使うように、今回のような自己紹介カードを作成しても面白いですね。
まとめ
今回のブログでは、Googleフォームとスプレッドシートを連携させ、PDFを自動で生成してドライブに保存する方法を紹介しました。ChatGPTとGoogle Apps Scriptを活用すれば、プログラミングの知識がなくても自動化を簡単に実現できるのが魅力です。
この設定を応用することで、さまざまなシーンでの業務効率化が図れますので、ぜひ試してみてください！
本サイトでは、湧き上がるアイディアを形にしている様子を解説しています！
専門分野から今回のようなGoogleワークスペースの活用など幅広いプロジェクトやアイディアを紹介していく予定ですので、今後もぜひ楽しみにしていてください♪
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